Regler for foreningen Salsa Latina

Betaling

  • Betaling sker, når du har fået tilsagn om, at du er kommet på hold. (indtil da står du på venteliste)
    Vi skal skåne vores kasserer, da det er et stort arbejde. Derfor betal for dansen hurtigst muligt
  • Betaling skal ske inden udgangen af uge 36 (den første uge i september). Uden betaling kommer du ikke til at danse J
  • Din tilmelding kan ikke rykkes til efterfølgende sæsoner, hvis du skulle være uheldig at blive forhindret i at deltage
  • Det er dit eget ansvar at sørge for at kunne deltage i den sæson, du har tilmeldt dig – både af hensyn til holdet, og til evt. andre på venteliste, som ikke fik plads, men ikke mindst af hensyn til dig selv og din indlæring
  • Vi giver ikke rabat ved deltagelse på flere dansehold


Refundering/kompensation

  • Som udgangspunkt refunderer vi ikke
  • Din tilmelding og betaling er bindende. Hvis du melder fra inden for den første måned, kan du dog få pengene tilbage minus 200 kr. til dækning af administrationsomkostninger
  • Dog har vi aftalt – Hvis noget udefrakommende gør, at vi mister dansegange, som vi ikke kan erstatte, vil vi arbejde på at tilbagebetale beløbet for de mistede antal gange, hvis det er tale om mere end 3 gange, hvor undervisningserstatning ikke er mulig.  Til det brug skal vi have jeres bankoplysninger.
  • Udfyld bankoplysninger.
  • Skulle vi uheldigvis komme i en situation igen, hvor der er behov for tilbagebetaling, vil vi få brug for, at der bliver støttet op om kassereren, så har du evner til det, så tilbyd din hjælp til at få det gjort.

Planlægning af gentagne arrangementer i Salsa Latina

Krav til gentagne arrangementer:

Et arrangement i Salsa Latina er aldrig helt ens eget, og det skal godkendes af bestyrelsen.

1 Der skal altid mindst være 3 ansvarlige – helst med et bestyrelsesmedlem
De ansvarlige har det økonomiske ansvar, samt det administrative og praktiske arbejde før, under og efter afholdelsen af arrangementet. Man kan eventuelt finde nogle medlemmer, som kan hjælpe, hvis der er behov for dette.

2 Budget skal laves – Vælg en budgetansvarlig
Hvis arrangementerne er forbundet med omkostninger, skal der forelægges et budget, og der skal være en budgetansvarlig.

Der skal laves et budget, hvor både udgifter og indtægter indgår. Billetpris samt antal billetter. Indtægterne skal dække udgifterne og gerne give overskud. Eksempler på udgifter: instruktørens vederlag, forplejning til instruktøren, materialer til brug under arrangementet (engangsservice, servietter, kontorartikler, pynt), kaffe/the, frugt m.m. til deltagerne i pausen, forplejning til deltagerne (hvis det fx er en fest med mad).

Der må kun foretages indkøb i Danmark, da der ikke er betalt moms af udenlandske varer.

3 Beskrivelse forelægges bestyrelsen
Der udarbejdes en beskrivelse af workshops/arrangementerne: Hvem skal undervise, hvad omfatter det, hvad skal det koste, eventuelle datoer for afholdelse, og hvor det skal afholdes. De ledige datoer kan findes på foreningens hjemmeside under kalender. Man kan få hjælp til at finde et ledigt lokale af et bestyrelsesmedlem, hvis det godkendes.

4 Arrangement skal godkendes af bestyrelsen
Forslag, beskrivelse og budget skal sendes til bestyrelsen i god tid, så vi kan behandle det.

5 Der er kun et arrangement, hvis det står i kalenderen
Når det er godkendt lægges det i kalenderen.

6 Arrangementet skal evalueres hvert halve år (juni og december)
Der godkendes for et halvt år ad gangen. Evalueringen sendes til bestyrelsen, som herefter evaluerer, om det kan fortsætte. Vær ærlig og kom evt. med konstruktive forbedringer. Man skal være åben for ændringer og andre forslag.

7 Regnskab
Er der tale om større udlæg, er det muligt at få udbetalt et aconto beløb af kassereren til afholdelse af arrangementet. Alternativt kan man sende fakturaerne med de store beløb til kassereren til betaling og lægge ud for de mindre udgifter, som refunderes som et samlet beløb efter afholdelsen af arrangementet.

Der sendes regnskab efter hvert delarrangement til formanden og kassereren på mail. Udgifter, som man har afholdt og lagt ud for, bliver kun refunderet ved aflevering af kvitteringer til kassereren! Husk at skrive navn, arrangement og dato på hver kvittering/bon.

Eventuelt overskud fra udbetalt aconto refunderes til Salsa Latinas bankkonto.


Ansvar ved brug af lokaler:

  • At lokalet bliver afleveret i samme stand som modtaget
  • At vinduerne og døre forsvarligt lukket

Planlægning af enkeltstående arrangementer i Salsa Latina

Krav til enkeltstående arrangementer:

Et arrangement/workshop i Salsa Latina er aldrig helt ens eget, og det skal godkendes af bestyrelsen.

1 Der skal altid mindst være 3 ansvarlige – helst med et bestyrelsesmedlem
De ansvarlige har det økonomiske ansvar, samt det administrative og praktiske arbejde før, under og efter afholdelsen af arrangementet/workshop. Man kan eventuelt finde nogle medlemmer, som kan hjælpe, hvis der er behov for dette.

2 Budget skal laves – Vælg en budgetansvarlig
Hvis arrangementet er forbundet med omkostninger, skal der forelægges et budget, og der skal være en budgetansvarlig.

Der skal laves et budget, hvor både udgifter og indtægter indgår. Billetpris samt antal billetter. Indtægterne skal dække udgifterne og gerne give overskud. Eksempler på udgifter: instruktørens vederlag, forplejning til instruktøren, materialer til brug under arrangementet (engangsservice, servietter, kontorartikler, pynt), kaffe/the, frugt m.m. til deltagerne i pausen, forplejning til deltagerne (hvis det fx er en fest med mad).

Der må kun foretages indkøb i Danmark, da der ikke er betalt moms af udenlandske varer.

3 Beskrivelse forelægges bestyrelsen
Der udarbejdes en beskrivelse af workshop/arrangement: Hvem skal undervise, hvad omfatter det, hvad skal det koste, dato for afholdelse, og hvor det skal afholdes. De ledige datoer kan findes på foreningens hjemmeside under kalender. Man kan få hjælp til at finde et ledigt lokale af et bestyrelsesmedlem, hvis det godkendes.

4 Arrangement skal godkendes af bestyrelsen
Forslag, beskrivelse og budget skal sendes til bestyrelsen i god tid, så vi kan behandle det.

5 Der er kun et arrangement, hvis det står i kalenderen
Når det er godkendt, lægges det i kalenderen.

6 Arrangementet skal evalueres hvert halve år (juni og december)
Evalueringen sendes til bestyrelsen inden for en måned efter, at arrangementet/workshop er afholdt. Bestyrelsen evaluerer herefter.

Vær ærlig kom evt. med konstruktive forbedringer

7 Regnskab
Er der tale om større udlæg, er det muligt at få udbetalt et aconto beløb af kassereren til afholdelse af arrangementet. Alternativt kan man sende fakturaerne med de store beløb til kassereren til betaling og lægge ud for de mindre udgifter, som refunderes som et samlet beløb efter afholdelsen af arrangementet.

Når arrangementet er blevet afviklet, sendes det endelige regnskab for dette til formanden og kassereren på mail. Udgifter, som man har afholdt og lagt ud for, bliver kun refunderet ved aflevering af kvitteringer til kassereren! Husk at skrive navn, arrangement og dato på hver kvittering/bon.

Eventuelt overskud fra udbetalt aconto refunderes til Salsa Latinas bankkonto.

Ansvar ved brug af lokaler:

  • At lokalet bliver afleveret i samme stand som modtaget
  • At vinduerne og døre forsvarligt lukket